superviseur du centre d'affaires/ domaine juridique.

Notre client, un important cabinet juridique, cherche à embaucher un superviseur de centre d'affaires pour son bureau du centre-ville de Montréal.

Relevant du Gestionnaire principal, professionnels du soutien juridique du bureau de Montréal, le ou la superviseur·e du centre d’affaires sera responsable de coordonner les opérations quotidiennes du centre, d’assurer la gestion efficace de la production documentaire et de superviser l’équipe.

Il ou elle veillera à l’atteinte des objectifs de qualité et de délais, tout en contribuant à l’amélioration continue des processus et au développement des compétences de l’équipe.

Avantages
- Poste à temps plein, permanent;
- Salaire compétitif;
- Assurances collectives payées au complet par l’employeur des Jour 1;
- Régime de retraite collectif, l'employeur cotise a hauteur de 5%
- 500$ de compte bien-être annuel
- Vacances: 20 jours par an ( 4 semaines)
- Bonus de rendement potentiel de 5%/an


Responsabilités
Coordination et gestion des opérations
–Gérer efficacement le processus global de réception et de traitement des demandes de production documentaire, en évaluant, priorisant et assignant les tâches pour assurer leur achèvement dans les délais impartis.
–Assurer un haut niveau de qualité et de précision dans les travaux réalisés, en garantissant que tous les documents produits respectent les normes de qualité et les attentes du cabinet.
–Compiler et analyser les statistiques de suivi des activités du centre (performance, volumes traités, délais de livraison) et mettre en place des optimisations afin d’améliorer les résultats.
–Assurer une planification efficace des effectifs pour répondre aux besoins des clients, incluant la gestion proactive des congés, des ajustements d’horaire et des situations de surcharge de travail.
–Approuver les demandes de congés et de modifications d’horaires, en veillant à maintenir une couverture optimale des heures d’affaires.
–Prendre activement part à la production documentaire en utilisant une connaissance approfondie des outils bureautiques.


Service à la clientèle et liaison
–Offrir un service client de haut niveau en établissant une communication proactive avec les clients internes, afin de comprendre, anticiper et répondre à leurs besoins spécifiques.
–Assurer un suivi régulier auprès des clients internes pour mesurer leur satisfaction et garantir la qualité du service rendu par l’équipe.
–Promouvoir les services du centre d’affaires en encourageant l’utilisation des ressources disponibles et en développant des initiatives visant à mieux répondre aux besoins des clients.
–Agir comme point de liaison principal entre le centre d’affaires et ses différents clients, en s’assurant que leurs attentes sont bien comprises et respectées.


Supervision et développement de l’équipe
–Superviser les activités quotidiennes de l’équipe, incluant la charge de travail, l’assiduité et la performance des membres.
–Encadrer et soutenir les membres de l’équipe en fournissant des feedbacks constructifs réguliers, en identifiant les besoins de formation et en encourageant le développement professionnel.
–Participer activement et étroitement avec le gestionnaire principal sur la gestion de la performance, y compris avec la mise en place des mesures d’amélioration de la performance et les mesures disciplinaires lorsqu’applicable.
–Participer activement au processus de recrutement, incluant la présélection, les entrevues et l’intégration des nouveaux employés.
–Animer des réunions d’équipe régulières pour assurer une bonne circulation de l’information et aligner les efforts sur les objectifs du centre d’affaires.


Amélioration continue et innovation
–Identifier et mettre en œuvre des améliorations aux processus documentaires afin d’accroître l’efficacité, réduire les délais et optimiser la qualité du service.
–Assurer la revue, la création, la mise à jour et l’implantation efficace des guides de procédures et de la documentation interne, en s’assurant que l’équipe applique rigoureusement les normes et pratiques établies, et en assumant la responsabilité des résultats liés à leur adoption et leur respect.
–Contribuer au développement de nouveaux modèles et outils documentaires, en s’assurant que l’équipe maîtrise leur utilisation et en supervisant leur déploiement.


Soutien technique et formation
–Offrir un soutien technique de première ligne aux membres de l’équipe et aux utilisateurs internes, en particulier sur les applications de la suite Microsoft Office.
–Évaluer les écarts de compétences au sein de l’équipe et organiser des sessions de formation continue pour renforcer les capacités techniques et opérationnelles des spécialistes de documents.
–Superviser la création de matériel de formation et assurer le suivi des nouvelles technologies mises en œuvre au sein du centre d’affaires.


Qualifications
–Diplôme d’études collégiales (Sciences humaines – profil administration, Techniques de bureautique, spécialisation en secrétariat juridique ou domaine connexe)
–Expérience en gestion de personnel et capacité à encadrer une équipe de manière proactive
–Une expérience pertinente dans le domaine des services documentaires ou dans un département de services serait considérée comme un atout important
–Maîtrise de la suite Microsoft Office, incluant Word, Excel, PowerPoint et Adobe Acrobat, avec une passion pour l’apprentissage de nouveaux logiciels
–Compétences très développées en gestion de priorités multiples, résolution de problèmes, prise de décision, gestion des conflits et négociation
–Excellentes compétences en service à la clientèle
–Compétences très développées en organisation, avec la capacité de travailler sous pression et de s’adapter à l’évolution des besoins d’affaires
–Excellentes habiletés en communication orale et écrite, en français et en anglais
*Notre bureau de Montréal représente et fournit des services au Québec, à la fois à des clients établis au Québec et à des clients qui font des affaires au Québec. Pour ce faire, le titulaire du poste devra interagir et produire du contenu en français et en anglais. La maîtrise de ces deux langues (à l'oral et à l'écrit) est donc nécessaire.
–Minutie, souci du détail et capacité à analyser et compiler des données pour produire des rapports clairs
–Capacité à transmettre des connaissances de manière efficace et agréable, en utilisant une variété de techniques
–Diplomatie, discrétion et bon jugement
–Expérience en gestion de projets et amélioration continue est un atout


Sommaire
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L'humain en tête!

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