Voor de gemeente Hoekse Waard zijn wij zoek naar een (Senior) Operationeel inkoper. Zowel kandidaten op Senior niveau (meer dan 5 jaar ervaring) en op Medior niveau worden van harte uitgnodigd om te solliciteren op deze rol!
Waar kom je te werken?
Als operationeel inkoper ben je onderdeel van het team Inkoop & Verzekeringen dat op dit moment bestaat uit 6 collega’s. Het team is onder andere verantwoordelijk voor de tijdige, volledige en juiste administratie én voor grote delen van de inkoopfunctie waaronder het begeleiden van aanbestedingen en uitvoeren van belangrijke onderdelen van het inkoop tot betalen proces.
Als afdeling / team zijn wij volop in ontwikkeling. We werken hard aan het optimaliseren en implementeren van het proces van inkoopbehoefte tot en met betalen. Je bent werkzaam binnen team inkoop met zeer nauwe connecties met de financiële administratie.
Vanaf 1 januari 2025 gaan we het inkoop tot betalen proces gefaseerd implementeren. Gemeentebreed moet de implementatie voor 1 juli 2025 zijn afgerond. Als operationeel inkoper ga je hierin een belangrijke bijdrage leveren.
Wat ga je doen?
Als operationeel inkoper zorg je ervoor dat de organisatie zo goed en eenvoudig mogelijk kan bestellen binnen de bestaande inkoop- en financiële regels.
Je verwerkt bestelaanvragen en biedt ondersteuning aan collega’s die minder bekend zijn met het bestelproces. Je bent de vraagbaakfunctie voor alle medewerkers binnen de organisatie en de leveranciers van onze organisatie waar het gaat om bestellingen. Naast de dagelijkse werkzaamheden ben je aan de slag met het implementeren van nieuwe
inkoopcontracten in de organisatie, het aansluiten van nieuwe leveranciers, het afstemmen met de tactisch inkopers, financieel medewerkers en de contracteigenaren.
· Uitvoeren van de order controle
· Het registreren en beheren van contractuele afspraken
· Het periodiek trainen van nieuwe medewerkers
· Opstellen van werkinstructies
· Aansluiten van een nieuwe catalogus als gevolg van een nieuw contract
· Aanspreekpunt voor leveranciers met vragen over inkooporders
Voorbeeld uit de praktijk:
Tijdens het controleren van een aangevraagde bestelling kom je erachter dat een collega de bestelaanvraag niet juist heeft ingelegd. Wat doe je? Serviceverlenend zoals jij bent, zorg je ervoor dat de bestelling zo snel mogelijk de deur uit gaat. Je koppelt het juiste contract aan de inkooporder, doet een laatste controle op de financiële codering en voegt de juiste offerte toe. Zodra de bestelling is verzonden, informeer je de besteller over wat hij of zij de volgende keer anders kan doen.
...