Nous recherchons un(e) candidat(e) énergique et enthousiaste pour occuper le poste de secrétaire sur une base permanente. Ce poste offre une excellente opportunité à une personne de se développer et d'apporter une valeur ajoutée à une entreprise qui la soutient. Si vous avez une passion pour l'administration, ce poste est fait pour vous.
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Avantages
Du lundi au vendredi
DE 8H À 16H30
Poste permanent
Avantages sociaux : Soins dentaires, soins médicaux, vision
REER - payé par l'employeur
2 semaines de vacances
salaire compétitif
Responsabilités
La secrétaire fournira des services de secrétariat et un soutien administratif aux responsables, aux membres du département et aux personnes situées à proximité. Connaissance du bureau de travail quotidien et compréhension de l'organisation, de ses programmes et de ses procédures. Travailler de manière autonome, avec un minimum de supervision et des instructions détaillées.
Tâches
- Préparer, réviser et mettre à jour les différents rapports (quotidiens, hebdomadaires et mensuels) relatifs au département.
- Effectuer la saisie des données dans divers systèmes internes.
- Effectuer des demandes d'achat, préparer des propositions, des ordres d'expédition.
- Traiter les demandes de voyage et obtenir les approbations nécessaires.
- Assurer le suivi du budget.
- Lire et réviser la correspondance. Préparer, lire, mettre en page et traduire divers documents relatifs au département ou aux programmes.
- Participer, le cas échéant, aux réunions d'équipe et assurer le suivi nécessaire. Enregistrer et préparer les procès-verbaux des réunions.
- Préparer les présentations pour les réunions, les rapports et autres documents connexes à partir des instructions envoyées par son supérieur.
- Coordonner la distribution interne des informations reçues par courrier électronique ou postal.
- Répondre aux demandes reçues par téléphone et par courrier électronique. Transmettre les appels téléphoniques et les messages aux personnes concernées.
- Planifier et confirmer les rendez-vous, les entretiens, les réunions et les téléconférences et réserver les salles.
- Obtenir l'approbation des factures et être en mesure de répondre aux questions concernant les dépenses. Effectuer le suivi du budget.
- Effectuer les notes de frais et distribuer les chèques.
- Préparer les visites des visiteurs et la documentation requise, si nécessaire. Accueillir les visiteurs et les conduire à la personne concernée.
- Commander les fournitures de bureau et tenir l'inventaire en fonction du budget alloué. Coordonner l'achat, le cas échéant, de matériel pour les nouveaux employés.
- Planifier, gérer et mettre à jour le classement de la documentation électronique et papier. Mettre à jour les dossiers en fonction des besoins du service, y compris les dossiers d'archives.
- Préparer et envoyer les commandes de services de restauration.
- Remplacer à la réception principale.
- Préparer, soutenir et effectuer, le cas échéant, l'intégration des nouveaux employés, y compris, mais sans s'y limiter, les formulaires de demande informatique, la livraison du matériel et la mise en service : Formulaires de demande informatique, livraison de matériel et sessions d'intégration.
- Gérer, maintenir et coordonner le paiement des factures des contractants et des consultants, y compris, mais sans s'y limiter, la vérification des heures et le processus d'approbation.
- Effectuer d'autres tâches connexes spécifiques à chaque fonction et selon le département assigné.
Qualifications
- Deux (2) ans ou plus d'expérience pertinente en soutien administratif ou en secrétariat.
- Formation universitaire en bureautique ou équivalent.
- Personne orientée vers le service à la clientèle.
- Esprit d'équipe.
- Personne proactive, dynamique, débrouillarde et autonome.
- Capable de gérer son temps et ses échéances.
- Capable de travailler sans supervision directe.
- Connaissance supérieure et avancée des logiciels suivants : Word, Excel, PowerPoint, ERP, Visio, Acrobat, etc : Word, Excel, PowerPoint, ERP, Visio, Acrobat, etc.
- Connaissance pratique des techniques de bureautique.
- Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication, y compris la capacité de traiter avec tous les niveaux de l'organisation et avec des clients externes.
- Posséder un bon jugement
- Faire preuve de souplesse et d'ouverture au changement.
- Bonne connaissance du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
Sommaire
Pourquoi Randstad ?
Il y a beaucoup de bons emplois, de bonnes entreprises et de bons patrons.
Chez Randstad, nous sommes là pour vous aider à trouver la bonne combinaison.
Si vous n'avez pas encore de profil Randstad et que ce poste vous intéresse, nous vous invitons à nous appeler au 514.695.3315 et à demander à Brandon ou Sean de vous rencontrer. Vous pouvez envoyer votre curriculum vitae par courriel à brandon.freger@randstad.ca / sean.lynch@randstad.ca / melissa.cumetti@randstad.ca/ patrick.pepin@randstad.ca.
Ajoutez-nous sur LinkedIn
- https://www.linkedin.com/in/sean-lynch-370492126/
- https://www.linkedin.com/in/brandon-freger-ba340392/
- https://www.linkedin.com/in/melissa-cumetti-2ab401169/
https://www.linkedin.com/in/patrick-pepin-319b451a8/
Pour une liste complète de tous les emplois disponibles par division, visitez le site www.randstad.ca.
Nous nous réjouissons de votre candidature.
Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.
Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.
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Nous recherchons un(e) candidat(e) énergique et enthousiaste pour occuper le poste de secrétaire sur une base permanente. Ce poste offre une excellente opportunité à une personne de se développer et d'apporter une valeur ajoutée à une entreprise qui la soutient. Si vous avez une passion pour l'administration, ce poste est fait pour vous.
Avantages
Du lundi au vendredi
DE 8H À 16H30
Poste permanent
Avantages sociaux : Soins dentaires, soins médicaux, vision
REER - payé par l'employeur
2 semaines de vacances
salaire compétitif
Responsabilités
La secrétaire fournira des services de secrétariat et un soutien administratif aux responsables, aux membres du département et aux personnes situées à proximité. Connaissance du bureau de travail quotidien et compréhension de l'organisation, de ses programmes et de ses procédures. Travailler de manière autonome, avec un minimum de supervision et des instructions détaillées.
Tâches
- Préparer, réviser et mettre à jour les différents rapports (quotidiens, hebdomadaires et mensuels) relatifs au département.
- Effectuer la saisie des données dans divers systèmes internes.
...
- Effectuer des demandes d'achat, préparer des propositions, des ordres d'expédition.
- Traiter les demandes de voyage et obtenir les approbations nécessaires.
- Assurer le suivi du budget.
- Lire et réviser la correspondance. Préparer, lire, mettre en page et traduire divers documents relatifs au département ou aux programmes.
- Participer, le cas échéant, aux réunions d'équipe et assurer le suivi nécessaire. Enregistrer et préparer les procès-verbaux des réunions.
- Préparer les présentations pour les réunions, les rapports et autres documents connexes à partir des instructions envoyées par son supérieur.
- Coordonner la distribution interne des informations reçues par courrier électronique ou postal.
- Répondre aux demandes reçues par téléphone et par courrier électronique. Transmettre les appels téléphoniques et les messages aux personnes concernées.
- Planifier et confirmer les rendez-vous, les entretiens, les réunions et les téléconférences et réserver les salles.
- Obtenir l'approbation des factures et être en mesure de répondre aux questions concernant les dépenses. Effectuer le suivi du budget.
- Effectuer les notes de frais et distribuer les chèques.
- Préparer les visites des visiteurs et la documentation requise, si nécessaire. Accueillir les visiteurs et les conduire à la personne concernée.
- Commander les fournitures de bureau et tenir l'inventaire en fonction du budget alloué. Coordonner l'achat, le cas échéant, de matériel pour les nouveaux employés.
- Planifier, gérer et mettre à jour le classement de la documentation électronique et papier. Mettre à jour les dossiers en fonction des besoins du service, y compris les dossiers d'archives.
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- Préparer, soutenir et effectuer, le cas échéant, l'intégration des nouveaux employés, y compris, mais sans s'y limiter, les formulaires de demande informatique, la livraison du matériel et la mise en service : Formulaires de demande informatique, livraison de matériel et sessions d'intégration.
- Gérer, maintenir et coordonner le paiement des factures des contractants et des consultants, y compris, mais sans s'y limiter, la vérification des heures et le processus d'approbation.
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- Deux (2) ans ou plus d'expérience pertinente en soutien administratif ou en secrétariat.
- Formation universitaire en bureautique ou équivalent.
- Personne orientée vers le service à la clientèle.
- Esprit d'équipe.
- Personne proactive, dynamique, débrouillarde et autonome.
- Capable de gérer son temps et ses échéances.
- Capable de travailler sans supervision directe.
- Connaissance supérieure et avancée des logiciels suivants : Word, Excel, PowerPoint, ERP, Visio, Acrobat, etc : Word, Excel, PowerPoint, ERP, Visio, Acrobat, etc.
- Connaissance pratique des techniques de bureautique.
- Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication, y compris la capacité de traiter avec tous les niveaux de l'organisation et avec des clients externes.
- Posséder un bon jugement
- Faire preuve de souplesse et d'ouverture au changement.
- Bonne connaissance du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
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Pourquoi Randstad ?
Il y a beaucoup de bons emplois, de bonnes entreprises et de bons patrons.
Chez Randstad, nous sommes là pour vous aider à trouver la bonne combinaison.
Si vous n'avez pas encore de profil Randstad et que ce poste vous intéresse, nous vous invitons à nous appeler au 514.695.3315 et à demander à Brandon ou Sean de vous rencontrer. Vous pouvez envoyer votre curriculum vitae par courriel à brandon.freger@randstad.ca / sean.lynch@randstad.ca / melissa.cumetti@randstad.ca/ patrick.pepin@randstad.ca.
Ajoutez-nous sur LinkedIn
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Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.
Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.
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