Als projectsecretaris ben jij een sleutelfiguur in het bereiken van de ambities van de Gemeente Dordrecht en de regio Drechtsteden. Je biedt uitgebreide ondersteuning aan de projectmanager en het projectteam op zowel organisatorisch, communicatief, secretarieel, als bestuurlijk niveau. Jouw taken omvatten:
- Verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van overleggen of bijeenkomsten, communicatie met betrokken partijen (mede) initiëren, relatienetwerk opbouwen en onderhouden en bewaken van deadlines;
- Agendabeheer van de projectmanager waar je voor werkt;
- Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de projectplanning voortvloeien;
- Verantwoordelijk voor het beheer van het projectdossier;
- Bewaken van de projectvoortgang en adviseren van de projectmanager over GROTICK-aspecten (Geld, Risico's, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie, Kwaliteit).
- Financiële aspecten beheren, inclusief budgetoverzichten, facturatie, en naleving van procedures.
- Vroegtijdig signaleren van risico's en betrekken van relevante partijen bij besluitvorming.
- Coördineren van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming en inhoudelijk bijdragen aan rapportages en plannen.
- Fungeren als sparringpartner en adviseren van de projectmanager over voortgang en besluitvorming.
- Informeren en adviseren van betrokkenen binnen en buiten de projectorganisatie.
- Bijdragen aan de professionalisering van projectmanagement.
Als projectsecretaris draag je op diverse vlakken bij aan het succes van het project, waarbij jouw brede ondersteuning en adviserende rol van groot belang zijn voor de realisatie van de doelstellingen.
...