Waar ben jij van?
Jij bent van het bieden van de perfecte ondersteuning. Met jouw ervaring in het samenwerken weet jij als geen ander welke ondersteuning en vastlegging er nodig is om het project naar het gewenste resultaat te leiden. Jij bent in veel gevallen het oliemannetje en zorgt ervoor dat het project in alle fases soepel verloopt en wordt vastgelegd.
Jouw functie
De ondersteuner neemt de projectmanagers werkzaamheden uit handen zoals verslagen maken, acties uitzetten en monitoren, overleggen inplannen etc. Informatie hierover moet uit alle hoeken en gaten gehaald worden. Als dit wordt opgepakt kan de projectmanager zich richten op het benodigde integraal projectmanagement. Door projectmanagers (SB/Gebied) wordt gestuurd op GROTICK-aspecten. Daarvoor hebben ze regelmatig plan team overleggen (planfase) en projectteam overleggen (engineerings – en uitvoeringsfase) om scope, planning, voortgang te bewaken.
Inhoudelijke taken en verantwoordelijkheden
- Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.
- Notuleert en maakt verslagen/actielijsten van deze (technische) overleggen.
- Ondersteunt bij het schrijven van de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, voortgangsrapportages, beslisdocumenten, notities, planningen, (uren)ramingen, offerte(aanvragen), risicoanalyses, opdrachten, (bewoners)correspondentie.
- Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming, planning en informatiestromen.
- Is verantwoordelijk voor de documentenstroom en het correct archiveren daarvan in de juiste systemen (DIVA, RSPW-App)
Jij bent:
- Een verbinder, een échte netwerker;
- Sociaal en communicatief vaardig (mondeling én schriftelijk);
- Omgevings- en organisatiebewust;
- Een goede luisteraar en samenvattend;
- Proactief en daadkrachtig;
- Dienstverlenend
Jouw profiel
Als projectsecretaris bied jij ondersteuning aan het project op verschillende vlakken en werk je planmatig. Het ene moment zul je overleggen organiseren en het andere moment notuleren in een overleg. Hierin ben jij flexibel. Jij zult samen met de projectmanager verschillende rapportages opstellen, welke worden gelezen door verschillende belanghebbenden, denk aan technische collega’s, soms wijkraden en/of bewoners en de ambtelijk opdrachtgever. Door jouw communicatieve vaardigheden is dit op de juiste manier geschreven. Door jouw omgevingsbewustzijn speel jij in op de ontwikkelingen die zich afspelen en heb je zicht op de belangen en behoefte van andere. Tot slot ben je resultaatgericht en schrikken deadlines jouw niet af.
...