Over de opdracht
Als projectleider voor het vervangingsvraagstuk van het huidige DMS/RMA systeem eDocs naar Corsa bij de gemeente Groningen, speel je een cruciale rol in het moderniseren en optimaliseren van het informatiebeheer binnen de organisatie. Je gaat aan de slag met een gedreven club collega's die hier echt een succes van willen maken. Met de juiste mix van ervaring, projectmanagementvaardigheden en eigenschappen ben je in staat om dit complexe project succesvol te leiden en te voltooien.
Alle activiteiten concentreren zich in de basis op het integraal leiding geven aan het projectteam en sturen op de realisatie van de projectresultaten conform de projectopdracht. Als projectleider voor de implementatie van het DMS/RMA Corsa bij de gemeente Groningen ben je verantwoordelijk voor het coördineren, plannen en uitvoeren van alle activiteiten die nodig zijn voor een succesvolle implementatie.
Je bent koersvast en stevig waar het moet, flexibel waar het kan en werkt nauw samen met verschillende belanghebbenden binnen de organisatie en externe leveranciers om ervoor te zorgen dat het project binnen de gestelde tijdlijnen en budgetten wordt voltooid. Je rapporteert via de opdrachtgever aan de stuurgroep en houdt daarbij ook rekening met de belangen van externe stakeholders zoals de Groninger Archieven.
Context
Implementatie van een nieuw Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) is één van de topprojecten binnen de projectportfolio van directie Informatie en Services van de gemeente Groningen.
De gemeente Groningen digitaliseert haar dienstverlening en bedrijfsvoering vergaand. Om deze ambitie te realiseren zijn de volgende uitgangspunten in de visie op het informatiebeheer en in de gemeentelijk informatie architectuur vastgelegd:
- Werkprocessen behorende tot de publieke- en bestuurlijke dienstverlening worden digitaal op zaakgerichte wijze afgehandeld, daarbij ondersteund door het zaaksysteem.
- Werkprocessen die niet op zaakgerichte wijze of nog op analoge wijze worden afgehandeld, worden ondersteund door het DMS/RMA.
- Project- en programmaprocessen waarin wordt samengewerkt, worden ondersteund door MS Office 365/Teams. Indien de bewaartermijn van de te beheren informatieobjecten op grond van de gemeentelijke selectielijst langer is 10 jaar, dan worden de informatieobjecten uit Office365 w.o. MS Teams gemigreerd naar het DMS/RMA.
Deze opdracht richt zich op het integraal, projectmatig leidinggeven aan de vervanging van het huidige DMS/RMA: eDocs, versie DM22.
Aanleiding om over te gaan tot vervanging is omdat het huidige DMS/RMA over onvoldoende functionaliteiten beschikt om de ambities zoals genoemd in de digitale agenda te realiseren. Daarnaast heeft de gemeente wensen en eisen ten aanzien van procesondersteuning, (digitale) duurzaamheid van de in het DMS/RMA opgeslagen informatieobjecten, het (actief) openbaar maken van informatie op grond van de Wet Open Overheid en het beheren van analoge documenten en archieven met behulp van het DMS/RMA. Tenslotte spelen rechtmatigheidsoverwegingen een rol om tot vervanging van het DMS/RMA over te gaan.
Plek in de organisatie
De projectleider legt verantwoording af aan de opdrachtgever en rapporteert aan de stuurgroep.
...