Heb jij als Programmasecretaris een duidelijk organisatietalent en haal jij jouw energie uit zorgdragen dat alles op rolletjes loopt? Sta jij stevig in je schoenen, ben jij op je best bent wanneer je kunt organiseren en plannen? Ben je een kei in het houden van overzicht en lever je graag een inhoudelijke bijdrage, dan is deze functie wat voor jou!
...
Als programmasecretaris lever je een bijdrage aan de realisatie van de ambities van Dordrecht en de regio Drechtsteden. Je biedt organisatorische en bestuurlijke ondersteuning aan de programmamanager en het programma. Je hebt signalerende, informerende en adviserende taken op verschillende aspecten in het programma en bewaakt de voortgang. De belangrijkste taken die je hebt, zijn:
- Vervullen van een belangrijke rol in de ondersteuning van de programmamanager en het programmateam;
- Verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van bestuurlijke overleggen of bijeenkomsten, communicatie met betrokken stakeholders initiëren, relatienetwerk opbouwen en onderhouden en bewaakt deadlines;
- Inhoudelijke en organisatorische voorbereiding en regie diverse ambtelijke en bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten;
- Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de overleggen en bijeenkomsten voortvloeien;
- Je signaleert risico's tijdig en betrekt de juiste mensen bij beslissingen;
- Procesbewaking en meeschrijven aan project- en programmaplannen, voortgangsrapportages en andere relevante programma documenten;
- Je coördineert en draagt inhoudelijk bij aan bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming;
- Je bent sparringpartner van de programma-manager, je bewaakt de voortgang van het programma en adviseert en rapporteert de programmamanager daarover;
- Je informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de project en programma-organisatie;
- Je levert tevens een bijdrage aan de verdere professionalisering van programma- en projectmanagement binnen IPM.
