Ben je een ster in het ontzorgen van jouw collega's en heb je ruime ervaring als bestuurssecretaresse of als managementondersteuner binnen Rijksoverheid? Ben je een teamspeler en een nauwkeurig organisatietalent inéén met een liefde voor structuur? Het Ministerie van Binnenlandse Zaken is per direct op zoek naar een nieuwe Managementondersteuner! Ben jij diegene die zij zoeken? Lees snel verder en solliciteer direct!
Wat bieden wij jou
... - Knallend uurloon:€22,34 - €31,21!
- Werk soms thuis, maar minimaal 3 dagen op kantoor!
- Opdracht voor 6 maanden, optie tot verlenging!
- Reizen met OV?100% vergoed!
- Oók vrijdag doorpakken;36 uur per week!
Wie ben jij
Bij alles wat jij doet als Managementondersteuner heb jij een geweldig oog voor detail! Overzicht en kwaliteit garandeer jij tot in de puntjes. Je werkt gestructureerd, communiceert helder en bent goed in plannen. Daarnaast schakel je snel en houd je de touwtjes stevig in handen. Je maakt je het jargon in de digitale directie snel eigen. Ondersteunen is naast het directielid gaan staan, weten wanneer je initiatief neemt en flexibel moet zijn. Met jouw talenten weet je anderen te enthousiasmeren, ben je integer en weet je vertrouwelijk te handelen. Het is belangrijk dat je:
- Minimaal hbo-werk- en denkniveau hebt;
- Ruime ervaring hebt als bestuurssecretaresse/managementondersteuner;
- Goede beheersing hebt van digitale systemen, MSOffice365-pakket en documentmanagementapplicaties.
Wat ga je doen
De nieuwe Managementondersteuner (jij dus!) ondersteunt het directieteam van CIO Rijk op allerlei zaken. Jij zorgt ervoor dat de complexe agenda van het directielid er overzichtelijk uitziet, dat hij goed voorbereid is en voldoende tijd heeft voor de belangrijkste overleggen. Je houdt zijn mailbox bij en bewaakt de deadlines en haalt tijdig de vergaderstukken eruit om ze in iBabs te plaatsen. Je verricht organisatorische (bijv. boeken van reizen), secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning. Ook zorg je ervoor dat processen worden gevolgd en heb je nauw contact met het team parlementair die zijn inhoudelijke overleggen voorbereid. Tevens stem je Interviews, uitnodigingen van stakeholders, CIO-community bijeenkomsten enzovoorts af met de communicatie adviseur. Verder heb je de volgende taken:
- Organiseren, notuleren van vergaderingen inclusief actie en besluitenlijst bijhouden;
- Organiseren van (telefonische) afspraken en bijeenkomsten;
- Verwerken van digitale post en andere administratieve en archiveringstaken;
- Aanvragen van diverse ICT autorisaties en middelen voor medewerkers;
- Secretariaatsmailbox beheren met de andere managementondersteuners;
- Onboarding en offboarding medewerkers registreren;
- Proactief procesverbeteringen signaleren en met voorstellen komen.
Waar ga je werken
Als Managementondersteuner ga je aan de slag bij CIO Rijk (Chief Information Office). Deze afdeling valt onder het Directoraat Digitalisering en Overheidsorganisatie dat onderdeel is van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.
Digitalisering is verweven geraakt met bijna alles wat we doen. Het heeft onze maatschappij verbonden, verrijkt en efficiënter gemaakt, ons leven aangenamer en gemakkelijker gemaakt en biedt ook in de toekomst ongelofelijke kansen. Digitalisering verandert de manier waarop we produceren, handelen, genezen, onderwijzen, leren, wonen en samenleven. Er zijn al goede stappen gezet, maar blijvende aandacht is nodig om te zorgen dat we kansen benutten juist door te zorgen dat we in de digitalisering niemand in de steek laten, te zorgen voor een te vertrouwen online wereld en te zorgen dat mensen regie houden op hun digitale leven.
Sollicitatie
Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!
Let op! Voor de verwerking van de sollicitatie is een motivatiebrief vereist, waarmee jij specifiek in gaat op:
- Jouw ervaringen binnen een managementondersteunende rol;
- Het gevraagde profiel met competenties, eigenschappen en vaardigheden;
- Jouw ervaring met digitalisering en digitale overheidssystemen.
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.