Bij de gemeente Utrecht is er ruimte voor een management assistent. Word jij er blij van om te ondersteunen, plannen en alles goed te regelen? Pak dan je kans en solliciteer direct.
wat bieden wij jou
- functie in een dynamische omgeving
- minimaal 32 uur per week
- salaris naar ervaring
- intentie tot een lange samenwerking
- uitgebreid takenpakket
- werken bij de gemeente Utrecht
wie ben jij
Wij zijn op zoek naar een ervaren managementassistent met ervaring. Bij voorkeur met ervaring
binnen een overheidsinstantie. De programmadirecteur van programma Economie is erg druk en heeft
een complexe agenda. Het is van belang dat jij de drukte weet te beperken, aanvoelt wat er speelt en
het leuk vindt om initiatief te nemen en het zo te regelen dat de agenda behapbaar wordt.
Verder is het van belang dat je de directeur durft aan te spreken waar nodig en uiteraard dat je goed
kunt structureren en organiseren. Het belangrijkste van het werk is dat je ontzorgt, taken uit handen
neemt van de directeur, dingen ziet en oppakt vanuit jezelf. Verder heb je ondersteunende taken voor
...
het managementteam zoals het organiseren van overleggen en notuleren en vervang je waar nodig
de secretaris van de deelprogramma’s. Daarnaast ondersteun je communicatie bij zaken als inplannen
van kennissessie, regelen van vergaderruimtes en andere opgave brede ondersteunende taken
- je bent voor minimaal 32 uur inzetbaar;
- je houdt ervan om hard te werken en bent stressbestendig;
- je bent een doorpakker en werkt lekker vlot;
- je vindt het leuk om te ondersteunen en alles op te pakken wat daarbij komt kijken;
- je hebt ervaring met (management/administratieve) ondersteuning.
wat ga je doen
Je voornaamste taak is het ondersteunen van de programmadirecteur; agendabeheer,notuleren, plannen en structuur brengen.
- je organiseert bijeenkomsten voor het programmateam en denkt mee over de inhoudelijke invulling hiervan;
- samen met de programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor de onboarding enoffboarding van medewerkers binnen het programma Economie;
- je zorgt voor de jaarplanning van onder andere bila's, overleggen en vakanties;
- je verzorgt het documentbeheer en archiveert stukken;
- je houdt de algemene mailbox bij;
- teamleden mogen complexe en grote afspraken aan jou vragen om te plannen;
- het regelen van vergaderzalen binnen en buiten kantoor;
- het organiseren van een lunch of diner.
waar ga je werken
De gemeente Utrecht streeft naar een toekomstbestendige economie met brede welvaart voor
iedereen. Een duurzame economie waarin gelijke kansen worden geboden en gezond stedelijk leven
centraal staat, vormt het fundament van ons programma 'Economie en Werk voor Iedereen'. Welke
bijdrage wij hieraan leveren? Ons dagelijkse werk vormt een belangrijke rol in het aanjagen van de
transitie naar deze nieuwe economie. Door bewuste keuzes te maken in waar we ons op inzetten,
werken we succesvol aan een economie die tegemoet komt aan onze maatschappelijke doelen.
- we zetten in op een weerbare en toekomstgerichte beroepsbevolking;
- we investeren in het opleiden van onze inwoners en in het aantrekken van werkgevers en bedrijven die passen bij onze ambities;
- we vergroten de kansen voor innovatieve en impact gedreven ondernemers die baanzekerheid op de lange termijn bieden;
- met ons beleid op evenementen, horeca, toerisme en detailhandel zorgen we ervoor dat Utrecht aantrekkelijk blijft voor inwoners, werkgevers en bezoekers;
- daarnaast blijven we ons actief inzetten om de regiopositionering Utrecht Heart of Health te versterken en (inter)nationaal uit te dragen.
sollicitatie
Ben je enthousiast over de opdracht? Solliciteer dan nu met een cv en motivatiebrief.
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.