flexibele secretaresse.

• Je beschikt over een hbo werk-/denkniveau en beheerst het vak van bestuurs-/managementsecretaresse goed;
• je draait je hand er niet voor om om op flexibele basis voor verschillende bestuurders te werken;
• je hebt teamgevoel en ondersteunt en helpt collega’s graag;
• je bent pro-actief en werkt oplossingsgericht;
• je bent bedreven met MS Office;
• het is een pré als je ervaring hebt als bestuurssecretaresse bij een overheid;
• je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschift;
• je bent beschikbaar in vakantieperiodes en je bent bereid om incidenteel ook in de avonduren te werken.

Wat ga je doen

Als flexibele secretaresse heb je een unieke rol binnen de provincie Limburg. Je vervangt secretaresses tijdens afwezigheid, bijvoorbeeld door ziekte of vakantie. Flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen zijn essentieel, aangezien je steeds in een ander team wordt ingezet met soms wisselende werktijden. Aangezien je steeds onderdeel wordt van een nieuw subteam kun jij goed omgaan met veranderingen. Ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij gemeenten of het Rijk, is een pré. Je weet hoe je prioriteiten moet stellen en vindt het leuk om verschillende taken uit te voeren en voor verschillende bestuurders te werken.
Kortom, je bent een echte vliegende keep met een sterke aanpassingsvermogen en vindt het leuk om steeds nieuwe uitdagingen aan te gaan.

• Je ondersteunt de gedeputeerden, bij afwezigheid van hun vaste secretaresse, met secretariële werkzaamheden in de breedste zin van het woord, van agendabeheer tot het ontvangen van gasten;
• je stemt af en werkt samen met de bestuurs- en communicatieadviseurs van de gedeputeerden;
• je bent het eerste aanspreekpunt voor in- en externe relaties en instanties;
• je vormt de buffer tussen bestuurder(s) en externe instanties door binnenkomende mails en telefoongesprekken op inhoud te selecteren en te prioriteren of indien mogelijk zelf de benodigde informatie te verstrekken;
• je treedt in overleg met de betrokken organisatieonderdelen met als doel de bestuurder(s) op de juiste tijd van de juiste informatie en vergaderstukken te voorzien;
• daarnaast verricht je overkoepelende administratieve werkzaamheden binnen het cluster waaronder het actualiseren en optimaliseren van (werk)processen.

Waar ga je werken

In deze functie maak jij deel uit van het cluster Secretariële en Administratieve Ondersteuning (S&A). Hier maken we werk van de persoonlijke en professionele ontwikkeling van onze ondersteuners. Vanuit dit cluster zijn 55 secretariële en
administratieve professionals verspreid over de organisatie aan het werk voor Limburg. S&A is daarmee de professionele dienstverlener die de Provincie Limburg optimaal faciliteert in de ondersteuning van gedeputeerden, directie, managers en clusters.

Sollicitatie

Spreekt bovenstaande je aan en wil je graag aan de slag als flexibele secretaresse bij de Provincie Limburg? Of wil je meer informatie? Druk direct op die solliciteerknop en dan spreken we elkaar snel!

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.