Voor de gemeente Amsterdam zoeken wij een ervaren directiesecretaresse!
...
In de functie van directiesecretaresse Financiën en Inkoop is het belangrijk dat je kunt verbinden en prioriteiten kunt inschatten, daarnaast ben je zorgvuldig. Ook kun je goed schakelen tussen verschillende taken en fungeer je als vraagbaak. Je zorgt voor het organiseren van de agenda en het juist en accuraat verwerken van onder andere de mailberichten en bijkomende taken. Je bent een schakel in het team, samen zorgen jullie ervoor dat de manager/teamleiders die je ondersteunt zo goed mogelijk de taak kan uitvoeren. Hiervoor zoek je proactief de verbinding met andere collega’s. Je bent flexibel en raakt niet snel van slag als je dag anders verloopt dan verwacht. Om deze functie goed te kunnen uitvoeren is een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift een harde eis. Verder heb je kennis van gangbare management tools en systemen.wat bieden wij jou
- salaris tussen €3.317 en €4.752 (o.b.v. 36 uur)
- 3 maanden + kans op verlenging
- 32-36 uur
- 13e maand en vakantiegeld!
wie ben jij
- Minimaal een hbo plus werk- en denkniveau.
- Een aantoonbare opleiding richtingsecretariële ondersteuning en/of officemanagement.
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid en goede kennis van MS Office
- Werkervaring in een ondersteunende/secretariële functie.
- Sterke organisatorische vaardigheden, met oog voor detail
- Goede beheersing van MS Office (Outlook, Word en Excel) en andere applicatieszoals IBabs/AFS
wat ga je doen
- Complex agendabeheer en mailbeheer
- Voorbereiden, organiseren en ondersteunen vergaderingen/bijeenkomsten
- Samenstellen van digitale mappen voor vergaderingen en besprekingen in IBABs
- Regelen facilitair zoals: kantoorartikelen bestellen, ICT en demandtaken (ictcontactpersoon)
- In AFS: autoriseren van facturen, inkooporders en prestatie verklaringen aanmaken
- Telefoon afhandelingen en alle overige voorkomende adhoc werkzaamheden.
waar ga je werken
De afdeling Staf binnen de directie Financiën en Inkoop (F&I) ondersteunt het management
van de directie. Het zorgt dat er kwalitatief volwaardige besluitvorming plaatsvindt, zowel
binnen de directie F&I, GMT als wethouder en B&W. De staf vormt ook een liaison richting
de verschillende partners binnen het cluster Bedrijfsvoering zoals Communicatie, P&O,
Facilitair Bureau en IV. Je komt te werken in het team van directiesecretariaat, bestaande uit
een coördinator en 3 collega managementondersteuners.
sollicitatie
Ben je enthousiast geworden over de baan? Reageer dan nu met een cv en motivatiebrief.
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.