Für unseren renommierten, internationalen Kunden suchen wir per sofort eine administrative Unterstützung, welche anspruchsvolle Aufgaben in der Büro-Koordination und im Office Management übernimmt. Das Arbeitspensum ist auf 60% festgelegt und wird auf fünf Wochentage verteilt.
Welche spannenden Aufgabenfelder dich erwarten:
- Organisation und Koordination: Planung von persönlichen sowie virutellen Meetings mit verschiedenen Führungs- und Hilfskräften des Unternehmens
- Büromanagement: Enge Zusammenarbeit mit dem internen Facility Management, um reibungslose Abläufe im Büro sicherzustellen und auftretende Probleme effizient zu lösen
- Reisearrangements: Organisation von Transport und Unterkunft für Mitarbeitende sowie Unterstützung bei den Reisevorbereitungen für Gäste.
- Zugangssysteme und Zeiterfassung: Hauptverantwortung für Gebäudezugang und Zeiterfassungssoftware, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten
- Bürobedarf: Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, um den reibungslosen Betrieb sicherzustellen
- Drehscheibenkommunikation: Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen an die zuständigen Personen und Verwaltung des E-Mail-Verkehrs, um professionelle und zeitnahe Kommunikation zu gewährleisten
- Dokumentenerstellung: Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Briefen und anderen wichtigen Dokumenten
- Büropflege: Allgemeine Wartung des Büros, einschließlich der Verwaltung von Küchen- und Pausenraum-Einrichtungen, um eine saubere und organisierte Arbeitsumgebung sicherzustellen.