descriptif du poste
Gestion administrative :
- Tenir à jour les dossiers de formation incluant listes de stagiaires, plannings, feuilles de présence notamment.
- Transmettre les conventions de formation aux RH des entreprises.
- Envoyer les convocations aux stagiaires
...
- Préparer et administrer les questionnaires d'évaluation des pré-requis, les feuilles de temps, les attestations de présence ainsi que les diplômes ou certifications.
- Eventuellement intervention ponctuelle sur la facturation.
Organisation des formations :
- Gérer la réservation des salles de classe (sur Teams ou en présentiel) et s'assurer de leur bonne configuration.
- Gérer l'ouverture de sessions Teams au besoin pour les questions de droits administrateurs, ponctuellement gérer l'ouverture de deux sessions en simultané.
- S'assurer de la bonne gestion de l'accueil et des salles auprès du prestataire
- Préparer et diffuser le matériel (notes pédagogiques, formulaires de feedback …).
- Partager l'ensemble des instructions nécessaire aux formateurs.
Assistanat commercial ponctuel :
- Suivre les devis en interne, y compris les relance et ajustements.
Qualiopi :
Avoir connaissance et contribuer à répondre aux exigences Qualiopi : critères de qualité, documentation et traçabilité, évaluation continue.
Ce poste en CDD de 4 mois est à pourvoir début janvier à La Défense (92), une partie en télétravail, salaire selon profil entre 34 et 38k€, poste susceptible d'être prolongé.
profil recherché
. Expérience recherchée minimum 2 ans en centre de formation idéalement dans un environnement Qualiopi.
- Français, aisance tant à l'oral qu'à l'écrit et anglais niveau B1 minimum requis.
Savoirs / Connaissances
Connaissance des process et obligations autour de Qualiopi
- Gestion de dossiers de formation.
- Planification et gestion de salles de cours présentiel et via teams
- Préparer et diffuser le matériel pédagogique comme le support de cours
- Prise en charge de documents administratifs : questionnaires d'évaluation, feuilles de temps, attestations de présence, diplômes ou attestations.
- Maîtrise de MS Office.
Savoir-être / Soft skills
- Rigueur et respect des processus.
- Capacité à traiter plusieurs tâches simultanément.
- Excellentes compétences organisationnelles.
- Excellentes compétences en communication.
- Grande attention portée aux détails.
à propos de notre client
Nous recherchons pour le compte de notre client un ASSISTANT FORMATION (H/F)
