descriptif du poste
Directement rattaché à la Directrice générale et au Directeur général adjoint en cas d'absence, l'assistant de direction (F/H) assure l'assistanat et le suivi administratif de la Directrice générale.L'assistant de direction (F/H) est le premier contact de tous les partenaires extérieurs qui souhaitent joindre la direction générale en particulier les cabinets des ministres de tutelle, des préfets, des élus et autres institutions. Il/elle assure également la centralisation des sollicitations internes.
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Au regard de ce positionnement, l'assistant de direction (F/H) assure l'organisation de la vie professionnelle de la Directrice générale :
- Gestion de l'agenda : Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en sachant prioriser, assurer la transmission des informations importantes dans des délais maîtrisés, organiser et optimiser les très nombreux déplacements de la direction générale
-Préparation des dossiers et de gestion des courriers signalés : Réaliser et mettre en forme de documents (courriers, comptes rendus…), procéder à la relecture des courriers / documents transmis par les autres directions en vue de leur signature par la direction générale, préparer les dossiers pour les réunions et les déplacements (gestion des délais de constitution des dossiers, demande/relance auprès des directions métiers pour obtention des pièces, impression et mise en forme…)
- Organisation et planification des réunions : Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction générale, respecter les délais de transmission de documents avant les réunions, prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Gestion administrative : Préparer les états de frais de déplacement, gérer les sollicitations (appels, mails, visites, etc.) de la direction générale : assurer une réponse systématique et adaptée aux divers et très nombreux interlocuteurs de la Directrice générale, recevoir, filtrer et transmettre les informations (messages, courriers). Assurer la préservation de l'image de marque de l'EPF dans le cadre des échanges avec l'extérieur.
-En collaboration avec l'assistant (F/H) chargé(e) de cette mission, participer à la préparation des Conseils d'administration (CA) et des Bureaux en appui du chargé des instances (F/H: Mettre en forme et éditer des ordres du jour, réaliser les campagnes téléphoniques auprès des administrateurs, réserver des salles, organiser les repas, assurer l'accueil physique des administrateurs lors des séances.
profil recherché
de formation BAC +2 ou équivalent en tant qu'assistant de cadre supérieur , vous disposez d'une expérience d'au moins 3 ans en matière d'assistanat de direction. Vous avez travaillez avec des structures en lien avec la maîtrise foncière (EPF, EPA, services de l'État, DREAL, collectivités territoriales, SEM…).
à propos de notre client
Nous recherchons pour le compte de notre client, établissement public d'État à caractère industriel et commercial (EPIC) dont la mission principale est le portage foncier pour le compte de collectivités territoriales afin de réaliser des opérations d'intérêt public, un(e) Assistant(e) de Direction (F/H). Mission d'un mois renouvelable.