descriptif du poste
Directement rattaché à la Directrice générale et au Directeur général adjoint en cas d'absence, l'assistant de direction (F/H) assure l'assistanat et le suivi administratif de la Directrice générale.
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Vous êtes le premier contact de tous les partenaires extérieurs qui souhaitent joindre la direction générale en particulier les cabinets des ministres de tutelle, des préfets, des élus et autres institutions. Il/elle assure également la centralisation des sollicitations internes.
Vous avez en charge l'organisation administrative générale:Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en sachant prioriser, organiser et optimiser les très nombreux déplacements de la direction générale, effectuer la préparation des dossiers et de gestion des courriers signalés, organiser et planifier des réunions, rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction générale, préparer les états de frais de déplacement, gérer les sollicitations (appels, mails, visites, etc.) de la direction générale.
En collaboration avec l'assistant (F/H) chargé(e) de cette mission, participer à la préparation des Conseils d'administration (CA) et des Bureaux en appui du chargé des instances (F/H).
Dans le cadre d'événements ou de travaux spécifiques, l'assistant de direction (F/H) appuie les autres collaborateurs de la Direction générale en matière d'action de communication (préparation du rapport d'activité, ateliers fonciers territoriaux, déjeuners de presse, événements internes, etc.). A l'échelle de l'établissement, l'assistant de direction (F/H) participe au groupe de travail des assistants administratifs afin d'améliorer les pratiques et la transmission d'informations internes.
Lors des périodes d'absence de l'assistant administratif (F/H) en charge du courrier et de l'accueil, l'assistant de direction (F/H) assure, en lien avec les assistants des autres directions, la gestion transitoire du courrier (enregistrement, répartition, etc.), de l'accueil physique et téléphonique.
L'assistant de direction (F/H) assure, en tout état de cause, la continuité de service au niveau de la Direction générale avec le second assistant de direction avec lequel il s'organise pour assurer la continuité de service (plages horaires de présence, traitements mails, parapheurs de la boîte direction générale, etc.)
profil recherché
De formation BAC +2 ou équivalent dans le secteur de l'assistanat avec une expérience d'au moins 3 ans en matière d'assistanat de direction, notamment dans le secteur public.
Une connaissance, voire expérience en leur sein, des structures en lien avec la maitrise foncière (EPF, EPA, services de l'État, DREAL, collectivités territoriales, SEM…) seriat un plus.
à propos de notre client
Nous recherchons pour le compte de notre client,établissement public d'État à caractère industriel et commercial (EPIC) dont la mission principale est le portage foncier pour le compte des collectivités territoriales afin de réaliser des opérations d'intérêt public, un(e) assistant(e) de direction (F/H) pour une mission de 3 mois avec possibilité de prolongation.
Poste situé au Millénaire
Salaire : base brute 2410 €
Horaires : entre 9h et 17h30 avec pause méridienne flexible, durée journalière 7h / durée hebdo 35h
Titres-restaurant : 10€ (part salariale 4€) par journée entière travaillée