assistant de direction bilingue (f/h).

descriptif du poste

Vous assistez le Directeur général dans toutes les tâches liées à l'organisation et piloter également les missions d'office manager en assurant le bon fonctionnement des bureaux.

Vous gérez l'agenda, les rendez-vous, les appels téléphoniques, triez le courrier, organisez les déplacements et les notes de frais. Vous organisez la logistique des réunions, la mise en forme des documents de supports. Vous coordonnez et organisez les événements spécifiques proposés avec la Direction générale par des événements d'entreprise, le business reviews et d'autres réunions avec la leadership team européenne ou global. Vous distribuez auprès des salariés des communications et procédure d'ordre générale. Vous préparez des conseils d'administration et d'assemblées générales de l'entreprise en lien avec le groupe et le cabinet d'avocat. Vous êtes l'interlocutrice des prestataires dédiés et organisez les différentes prestations dans un souci de qualité et d'autonomie. Vous négociez les contrats avec les prestataires en lien avec le DAF et selon les règles applicables au sein de la société (référencement des prestataires, gestion administrative des contrats et des bons de contact selon les process). Vous gérez les réorganisations d'espace et les déménagements de bureau. Vous gérez et coordonnez l'audit de sécurité et la mise à jour et suivi des mesures collectives. Vous assurez la liaison entre le Directeur général et les différents départements ainsi que le support pour la gestion administrative et d'autres départements. Vous gérez la mise en forme de document et soumission pour signature dans Docusign. Vous avez en charge la soumission de contrat pour validation juridique dans l'outil dédié à date. Vous gérez la création de bon de commande dans l'outil dédié à date. Vous envoyez divers courriers recommandés.

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