In de functie van administratief medewerker boekingen kom je te werken in het stadhuis, waar ook het bestuur, zoals de gemeenteraad, de burgemeester en wethouders, is gehuisvest.
wat bieden wij jou
- salaris tussen € 2700 en € 3831 afh. van ervaring
- vakantiegeld, pensioen en 13e maand
- voor 36 uur per week
- opleidingen via gemeente Amsterdam en Randstad
wie ben jij
Voor deze functie Administratief medewerker evenementen beschik je over:
- Ervaring met plannen en organiseren van bijeenkomsten
- Ervaring met reserveringssystemen en planningsystemen zoals Topdesk, Planon of vergelijkbaar
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Ervaring in klantcontact, fysiek of telefonisch
wat ga je doen
Dagelijks heb je te maken met collega’s die een vergadering of bijeenkomst willen organiseren. Je helpt hen met het vinden van een geschikte ruimte en de benodigde faciliteiten voor hun bijeenkomst. Hiermee ondersteun je collega’s en het bestuur in het bereiken van doelen voor de stad. Het is een dynamische functie met veel contact met collega's.
...
Je voorziet hen van informatie over beschikbare ruimtes en faciliteiten, en begeleidt hen door het aanvraagproces. Je bent verantwoordelijk voor de verwerking van aanvragen via telefoon, e-mail en het reserveringssysteem Topdesk. Bij complexe verzoeken schakel je met de evenementencoördinatoren en informeer je de aanvrager. Daarnaast monitor je de voortgang en naleving van afspraken tot aan de uitvoeringsdatum en houd je de klant op de hoogte van de status. Dagelijks verstuur je vergaderlijsten naar verschillende facilitaire teams en beheer je de administratie van de beschikbare ruimtes in het gebouw.
Je biedt administratieve, secretariële en organisatorische ondersteuning aan de evenementencoördinator. Dit omvat het vastleggen van afspraken, invoeren van reserveringen en faciliteiten in Topdesk, en het uitvoeren van laatste controles voor evenementen. Bijeenkomsten waar je aan meewerkt zijn bijvoorbeeld Raad- en commissievergaderingen, beëdiging van nieuwe politieagenten, herdenkingsbijeenkomsten of tentoonstellingen in de centrale hal.
- Beantwoorden van telefoontjes, mail en persoonlijke vragen van collega's over het reserveren van vergaderzalen en evenementen
- Prioriteren en verwerken van binnengekomen reserveringsaanvragen via telefoon, e-mail en in Topdesk
- Informeren van aanvragers over beschikbare ruimtes, faciliteiten en de verdere aanvraagprocedure
- Doorsturen van complexe verzoeken naar de Evenementen coördinatoren en aanvragers hiervan op de hoogte stellen
- Dagelijks versturen van vergaderlijsten naar verschillende facilitaire teams en administreren van de beschikbare ruimtes
- Ondersteunen van de Evenementencoördinator door afspraken vast te leggen, reserveringen in te voeren en laatste controles uit te voeren voor evenementen
waar ga je werken
- Mogelijkheid tot verlenging
sollicitatie
Ben je enthousiast over de baan? Reageer dan nu met een cv en motivatiebrief. Heb je vragen? We zien graag je sollicitatie tegemoet!
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.
